Digitalna prijemna kancelarija

 
Rješenje digitalne prijemne kancelarije zamjenjuje ručnu obradu dokumenata u papirnatom obliku tehnološkim rješenjima koja omogućuju da podaci i informacije u poslovni proces ulaze brže, a dokumenti su dostupni u elektronskom obliku na klik, neposredno iz poslovnih aplikacija.

Središnji zadaci digitalne prijemne kancelarije su obuhvat dokumenata u elektronski oblik na ulaznoj tačci preduzeća, distribucija dokumenata pravim primateljima, automatizacija obuhvata podataka s dokumenata te automatizovan unos podataka u informacijski sistem preduzeća.

Uvođenjem digitalne prijemne kancelarije možemo bitno povećati efikasnost prijemnih kancelarija, jer se količina obrađenih dokumenata može povećati čak i nekoliko puta. Veća produktivnost u prijemnoj kancelariji skraćuje vrijeme potrebno za cjelokupni proces obrade pojedinog dokumenta od trenutka ulaza u preduzeće, do zaključka njegove obrade, dakle do arhiviranja. Rješenja digitalne prijemne kancelarije uz istovremenu automatizaciju procesa omogućuju trenutnu obradu dokumenta, kad taj stigne do primatelja, a pojedini dokument možemo obraditi čak nekoliko puta brže, u odnosu na slučaj ručne obrade.

Pri tome uspostavljamo i pouzdan mehanizam kontrole, koji osigurava bolju kvalitetu podataka u informacijskom sistemu i smanjuje mogućnost vraćanja procesa obrade dokumenta u prethodne faze. Nepotpuno ili nepravilno ispunjene dokumente prepoznajemo već na početku procesa (na primjer račun bez matičnog broja), a ne tada kad je dokument već duboko u procesu (na primjer likvidacije).

Bitan efekt digitalne prijemne kancelarije manifestuje se u procesu unosa podataka u informacijski sistem. Automatizovanim unosom podataka u poslovne aplikacije (na primjer u CRM ili ERP sistem) možemo smanjiti troškove rada čak do 50 posto uspoređujući ga s ručnim unosom podataka.