Digitalna sprejemna pisarna

Rešitve digitalne sprejemne pisarne ročno obdelavo dokumentov v papirni obliki nadomestijo s tehnološkimi rešitvami, ki omogočajo, da podatki in informacije v poslovni proces vstopajo hitreje, dokumenti pa so dostopni v elektronski obliki na klik, neposredno iz poslovnih aplikacij.

Osrednje naloge digitalne sprejemne pisarne so:

• zajem dokumentov v elektronsko obliko na vstopni točki podjetja,
• distribucija dokumentov pravim naslovnikom,
• avtomatizacija zajema podatkov z dokumentov ter
• avtomatiziran vnos podatkov v informacijski sistem podjetja.
  

Z uvedbo digitalne sprejemne pisarne bistveno povečamo učinkovitost v sprejemnih pisarnah, saj se količina obdelanih dokumentov poveča tudi do 4 – krat. Večja produktivnost v sprejemni pisarni skrajšuje čas, ki je potreben za celoten proces obdelave posameznega dokumenta od trenutka, ko dokument vstopi v podjetje, do zaključka njegove obravnave, ko ga arhiviramo. Rešitve digitalne sprejemne pisarne ob hkratni avtomatizaciji procesa omogočajo takojšnjo obravnavo dokumenta, ko ta prispe do naslovnika, posamezen dokument pa lahko obdelamo tudi do 6 – krat hitreje, kot v primeru ročne obdelave.

Ob tem vzpostavimo zanesljiv mehanizem kontrole, ki zagotavlja boljšo kakovost podatkov v informacijskem sistemu in zmanjšuje možnost vračanja procesa obdelave dokumenta v prejšnje faze. Nepopolno ali nepravilno izpolnjene dokumente namreč prepoznamo na začetku procesa (npr. račun brez davčne številke) in ne šele takrat, ko je dokument že v procesu (npr. likvidacije).

Bistven učinek digitalne sprejemne pisarne se izraža v procesu vnosa podatkov v informacijski sistem. Z avtomatiziranim vnosom podatkov v informacijski sistem podjetja (npr. v CRM ali ERP sistem) lahko zmanjšamo stroške dela tudi do 50 odstotkov v primerjavi z ročnim vnašanjem podatkov.

Želim več informacij