Digitalna ulazna pisarnica

 
Rješenje digitalne ulazne pisarnice zamjenjuje ručnu obradu dokumenata u papirnatom obliku tehnološkim rješenjima koja omogućuju da podaci i informacije u poslovni proces ulaze brže, a dokumenti su dostupni u elektroničkom obliku na klik, neposredno iz poslovnih aplikacija.
 
Središnji zadaci digitalne ulazne pisarnice su obuhvat dokumenata u elektronički oblik na ulaznoj točki poduzeća, distribucija dokumenata pravim primateljima, automatizacija obuhvata podataka s dokumenata te automatiziran unos podataka u informacijski sustav poduzeća.
 
Uvođenjem digitalne ulazne pisarnice možemo bitno povećati učinkovitost ulaznih pisarnica, jer se količina obrađenih dokumenata može povećati čak i nekoliko puta. Veća produktivnost u ulaznoj pisarnici skraćuje vrijeme potrebno za cjelokupni proces obrade pojedinog dokumenta od trenutka ulaza u poduzeće, do zaključka njegove obrade, dakle do arhiviranja. Rješenja digitalne ulazne pisarnice uz istovremenu automatizaciju procesa omogućuju trenutnu obradu dokumenta, kad taj stigne do primatelja, a pojedini dokument možemo obraditi čak nekoliko puta brže, u odnosu na slučaj ručne obrade.
 
Pri tome uspostavljamo i pouzdan mehanizam kontrole, koji osigurava bolju kvalitetu podataka u informacijskom sustavu i smanjuje mogućnost vraćanja procesa obrade dokumenta u prethodne faze. Nepotpuno ili nepravilno ispunjene dokumente prepoznajemo već na početku procesa (na primjer račun bez matičnog broja), a ne tada kad je dokument već duboko u procesu (na primjer likvidacije).
 
Bitni učinak digitalne ulazne pisarnice manifestira se u procesu unosa podataka u informacijski sustav. Automatiziranim unosom podataka u informacijski sustav poduzeća (na primjer u CRM ili ERP sustav) možemo smanjiti troškove rada čak do 50 posto uspoređujući ga s ručnim unosom podataka.