5 gradnikov uspešnega digitalnega poslovanja

Pred podjetji sta pomembna izziva. Prvi se nanaša na učinkovitost poslovanja v času hibridnega dela, prilagodljivega delovnega časa in vsesplošne negotovosti. Zagotoviti moramo nemoteno izvajanje poslovnih procesov, omogočiti deljenje informacij in sodelovanje znotraj podjetja, spodbujati razvoj digitalnih kompetenc sodelavcev in ohranjati njihovo zavzetost.

Drugi izziv je povezan s kontinuiranim izboljševanjem izkušnje strank, ki z nami poslujejo prek različnih, še zdaleč ne zgolj digitalnih kanalov. Nagovarjanje tega izziva zahteva tudi razmislek o našem poslovnem modelu v kontekstu digitalne preobrazbe podjetja, posledično pa optimizacijo in avtomatizacijo izvajanja poslovnih procesov. Da bi lahko na izziva učinkovito odgovorili, moramo s celovito digitalizacijo preseči vsoto učinkov posamičnih gradnikov digitalnega poslovanja.

Upravljanje poslovnih procesov

Ključ do transformativnega potenciala digitalizacije je v optimizaciji poslovanja in naše ponudbe z namenom prilagoditve novi digitalni stvarnosti. Če zgolj digitaliziramo procese in postopke, kakršne smo uporabljali doslej, z digitalizacijo gotovo ne bomo zadovoljni. Prinesla nam bo le dodatne stroške in težave, izkušnja strank pa bo zaradi neizpolnjenih pričakovanj kvečjemu slabša. Prenašanje ravnanj in pravil iz papirnega v digitalni svet moramo zato nujno nadgraditi z razmislekom o potencialu digitalnega poslovanja.

Snovanje izboljšav in novosti je zato najbolje začeti pred tablo, kjer na poti do zastavljenih ciljev in ključnih rezultatov (OKR) najlažje preigramo različne hipoteze. Potrjene hipoteze nam pomagajo pri optimizaciji našega poslovanja, nove različice procesov pa v nadaljevanju digitaliziramo in avtomatiziramo, kjer je to racionalno. Spremembe, ki jih uvajamo v vsakodnevno delo, moramo zelo transparentno predstaviti vsem sodelujočim, sicer zaradi nelagodja ob spremembah tvegamo odpor in nezadovoljstvo sodelavcev. Izvajanje procesov in doseganje začrtanih kazalnikov uspešnosti moramo nato redno spremljati in sproti prilagajati spremembam okoliščin, po potrebi tudi z novimi OKR-ji in znova snovanjem izboljšav in novosti. Kontinuirano upravljanje poslovnih procesov, ki nam omogoča zgodnje učenje in iterativno izboljševanje, je prvi gradnik uspešnega digitalnega poslovanja.

Upravljanje dokumentov in deljenje informacij

Z digitalizacijo poslovanja se povečuje tudi količina in raznovrstnost informacij, kar lahko hitro preraste v informacijski kaos, ki vpliva na našo učinkovitost in povečuje verjetnost realizacije poslovnih tveganj. Odgovor na informacijski kaos sedanjosti je učinkovito upravljanje dokumentov, zato je za podjetja prav to pogosto ključni gradnik digitalizacije.

Upravljanje dokumentov pa je več kot zgolj njihov pregled na enem mestu. Obsega tudi preprosto dodajanje dokumentov ali njihovo ustvarjanje iz predlog, vključuje varno in zakonsko skladno deljenje dokumentov, njihovo urejanje, verzioniranje in komentiranje, sprotno obveščanje o spremembah, iskanje po vsebini in opisnih podatkih, dosegljivost kadarkoli od kjerkoli, zagotavljanje celovitosti in verodostojnosti dokumentov, sledljivost uporabe ter seveda preprečevanje izgube v vseh fazah njihove življenjske poti ... Le s takim upravljanjem dokumentov lahko hkrati omogočimo učinkovito timsko delo, skladnost poslovanja in uspešno obvladovanje tveganj.

Elektronsko podpisovanje dokumentov

Z e-podpisovanjem smo se gotovo že vsi srečali, tako podpisujemo zavarovalne police, pologe gotovine v bančnih poslovalnicah ali potrdila, da smo prevzeli paket. Dobra izkušnja strank pri ključnih poslovnih procesih je odločilna za uspeh digitalnega poslovanja. Zato je nujno, da postopek e-podpisovanja čim bolj poenostavimo, podpisnikom pa v različnih poslovnih procesih omogočimo uporabo sodobnih storitev zaupanja, ki jih tudi sicer uporabljajo. Pri tem pa nikakor ne smemo pozabiti na zakonsko skladnost in informacijsko varnost.

Hramba elektronskih dokumentov

E-hramba je tisti del digitalne krajine podjetja, ki pogosto pride na vrsto na koncu, ko smo že vzpostavili in povezali vse druge, na videz pomembnejše gradnike digitalnega poslovanja. A tu se motimo, nikakor namreč ne smemo podceniti izzivov zagotavljanja dostopnosti in uporabnosti informacij ter ohranjanja celovitosti, avtentičnosti in trajnosti poslovne dokumentacije. Izgube ključnih informacij, nepooblaščenih dostopov do dokumentov ali nezaznanega poseganja v vsebino si preprosto ne smemo dovoliti, zato se moramo zavedati tveganj neustrezne e-hrambe.

Varna dolgoročna hramba elektronskih dokumentov, urejena na enem mestu, ki zagotavlja nespremenljivost vsebin, pravno veljavnost gradiva v hrambi in učinkovito obvladovanje tveganj, je zato pomemben gradnik uspešnega poslovanja, o katerem moramo razmišljati vzporedno z ostalimi.

Integracije informacijskih sistemov

Če v podjetju ni jasnega načrta digitalizacije, ta pa je prepuščena posameznim organizacijskim enotam, ki učinkovitost razumejo predvsem kot praktičnost, bo t. i. senčni IT hitro povečal število poslovnih aplikacij in posledično kompleksnost našega informacijskega sistema. Fragmentacija informacijskega sistema, kjer vsak problem rešujemo z namensko aplikacijo, ker je tako na prvi pogled lažje ali ceneje, pa omejuje možnosti optimizacije procesov in potencial upravljanja informacij.

Pogosto je zato prav povezljivost informacijskih sistemov tista, ki nam bo omogočila uspešno digitalno poslovanje. Sodobne rešitve in storitve so danes preprosto povezljive prek API vmesnikov, če pa, na primer, posameznih procesnih aktivnosti na ta način ne moremo povezati s svojimi starejšimi zalednimi sistemi, lahko uporabimo zmogljivosti orodij RPA in opravila robotiziramo. Upoštevati pa moramo, da bodo pri ustvarjanju pogojev za uspešno digitalno preobrazbo v prednosti gotovo tista podjetja, ki gradijo na sodobnih platformah, katere že privzeto združujejo ključne gradnike digitalnega poslovanja. Ta podjetja se bodo lahko namreč namesto na izzive integracij osredotočila na izkušnjo strank in hitro ustvarila prednost.

Spoznajte InDoc EDGE, platformo za upravljanje informacij

Zelo jasno je, da postaja učinkovito in preprosto digitalno poslovanje s strankami ključna prednost na trgu. Da bi zagotovili odlično izkušnjo stranke, moramo polno izkoristiti potencial digitalnega ter poleg optimizacije in digitalizacije poslovnih procesov razmisliti tudi o povezljivosti informacijskih sistemov, celovitem upravljanju dokumentov in varnem deljenju zaupnih informacij, uporabnikom prijaznem e-podpisovanju in varni e-hrambi dokumentov. Ob osredotočenju na naš potencial in kako ga doseči pa hkrati ne smemo spregledati zagotavljanja zakonske skladnosti poslovanja in potrebne ravni informacijske varnosti.

Platforma InDoc EDGE za upravljanje informacij omogoča prav to. Zmogljivosti zajema podatkov, upravljanja dokumentov in poslovnih procesov združuje z varnim deljenjem informacij, elektronskim podpisovanjem dokumentov in njihovo elektronsko hrambo v oblaku ali na lokaciji podjetja. Omogoča nam, da dosežemo svoj digitalni potencial in ustvarimo svojo digitalno zgodbo, zanesljivo in prijazno.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja izkušnji strank in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.