Kako varna je naša pisarna?

Pogosto je težava zelo banalna: zaupni dokument, ki smo ga natisnili, pozabimo pobrati s pladnja tiskalnika ali večnamenske naprave. Tam ga lahko vidi kdorkoli in (v najslabšem primeru) z njim seznani drugo, nepooblaščeno osebo. Tako lahko natisnjen dokument postane vir razkrivanja poslovno občutljivih informacij.

Povezljivost kot nuja in tveganje hkrati

Bistveno večje tveganje pa predstavlja povezljivost tiskalnikov in večnamenskih naprav z našimi datotečnimi strežniki, poštnim strežnikom in aktivnim imenikom. Zato so te naprave v zadnjem času pogosto tarča sofisticiranih napadov zlonamernežev.

Če lahko prvo tveganje obvladujemo z rednim osveščanjem in izobraževanjem uporabnikov, zavedajoč se, da nikoli ne bomo v celoti odpravili možnosti zlorabe, pa lahko v drugem primeru zlonamernežem zelo učinkovito preprečimo, da bi prišli do zaupnih dokumentov in informacij.

Kar potrebujemo, je povezava naše večnamenske naprave z dokumentnim sistemom InDoc EDGE, ki ima že privzeto vgrajene mehanizme za zaščito informacij. Ko preprosta uporaba InDoc EDGE na sami večnamenski napravi postane del vsakodnevne skrbi za informacijsko varnost, smo obseg škode kot posledice vdora v naš informacijski sistem prek večnamenske naprave uspešno zamejili.

Kako povezava deluje v praksi?

Uporabnik se na večnamenski napravi s pomočjo PIN-a prijavi v dokumentni sistem InDoc EDGE, kjer glede na vnaprej dodeljene pravice vidi dostopne profile in opcije za skeniranje. Ko vstavljen dokument poskenira, tega pošlje neposredno v dokumentni sistem.

Zelo pomembno: na tej poti ni vmesnih odlagališč dokumentov, kot so lokalne mape računalnika, omrežni pogoni ali elektronska pošta, ki sicer predstavljajo tveganje za nepooblaščen dostop in uhajanje informacij.

Dokumentni sistem InDoc EDGE bo:

• skenirani dokument opremil s potrebnimi podatki za kasnejše iskanje in uporabo,
• dodal ID uporabnika in
• po potrebi samodejno zagnal pripadajoči proces.

Koristi povezave večnamenske naprave z dokumentnim sistemom

Z dokumentnim sistemom InDoc EDGE, do katerega dostopamo neposredno prek večnamenske naprave Canon, poskrbimo za potrebno raven varnosti. S personaliziranim skeniranjem pohitrimo celoten postopek in zagotovimo revizijsko sled dokumentov v sistemu za upravljanje dokumentov in e-hrambo.

#1 Boljša zaščita omrežja in naprav povečuje varnost

Omrežje učinkovito varujemo (tudi) tako, da dovolimo priklop vanj samo znanim napravam, slednje pa pred nepooblaščeno uporabo ščitimo vsaj z enim akreditacijskim mehanizmom, kot je PIN, brezstična kartica ipd. Na ta način dvigujemo raven informacijske varnosti v podjetju.

#2 Zaupnost informacij in privzeta zakonska skladnost

Z uporabo dokumentnega sistema InDoc EDGE povečujemo zaupnost poslovno občutljivih informacij in zakonsko skladnost poslovanja. Dokumentov po skeniranju namreč ne odlagamo v lokalne mape, na omrežne pogone ali izmenjujemo po e-pošti, temveč jih z uporabo namenske aplikacije na večnamenski napravi Canon shranimo neposredno v dokumentni sistem InDoc EDGE.

#3 Sledljiva dostopnost dokumentov

Dokumenti v dokumentnem sistemu InDoc EDGE so preprosto dostopni vsem, ki imajo za to potrebne pravice, drugi pa do njih nimajo dostopa. Vsak dostop in morebitno deljenje dokumenta s pooblaščenimi uporabniki je zabeleženo v revizijski sledi, kar nam omogoča potrebno preglednost našega poslovanja.

S tehnologijo za učinkovito varnost dokumentov in informacij, ki jo v sodelovanju omogočata Canon z zmogljivimi tiskalniki in večnamenskimi napravami in Mikrocop z dokumentnim sistemom InDoc EDGE, bo varnost postala osrednja točka vsega, kar počnemo v pisarni in zunaj nje. Varno, personalizirano, preprosto.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.