CELOVITA REŠITEV ZA LIKVIDACIJO RAČUNOV
Če račune še vedno potrjujete na način, da potujejo med oddelki in sodelavci v papirni obliki, podatke ročno vpisujete v različne evidence, dokumente pa hranite v registratorjih, za likvidacijo računov verjetno porabite več časa od vaših tekmecev.
Poenostavite upravljanje, distribucijo in izmenjavo informacij v podjetju, olajšajte iskanje povezanih dokumentov, kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe, povečajte preglednost in učinkovitost poslovanja ter zagotovite skladno, varno e-hrambo dokumentov s celovito rešitvijo za likvidacijo računov.
OD PREJEMA DO E-HRAMBE RAČUNA
PREJEM
računa
POTRDITEV
primernosti
KNJIŽENJE
obveznosti v vašem sistemu
E-HRAMBA
računa
Poslovna rešitev za likvidacijo računov podpira zajem oziroma uvoz, večstopenjsko potrjevanje in ustrezno hrambo prejetih računov ne glede na njihovo izvorno pojavno obliko, papirno ali elektronsko.
Prejem računa
V prvem koraku zajamemo račune, prejete po pošti, e-pošti in e-račune. Papirne račune opremimo s črtno kodo in skeniramo z namensko opremo. Z računov zajamemo potrebne podatke za evidentiranje računov v vašem poslovnem sistemu. Skeniranje in zajem podatkov z računov lahko izvajate sami ali pa to storitev za vas opravljamo mi.
Potrditev primernosti
Račun v pregled in potrditev prejmejo potrjevalci, ki lahko opravilo izvajajo vzporedno. Število ravni potrjevanja upravljamo s poslovnimi pravili glede na zajete podatke računa. Potrjevalci lahko račun potrdijo, vrnejo v ponovno evidentiranje v primeru zaznane napake ali zavrnejo z obrazložitvijo (zavrnitveni dopis se ustvari samodejno iz predloge in metapodatkov računa). Opravilo se zaključi, ko primernost računa potrdijo vsi potrjevalci.
Knjiženje obveznosti v vašem poslovnem sistemu
Potrditvi in morebitni spremembi metapodatkov sledi knjiženje računa v vašem ERP sistemu (poslovno rešitev praviloma povežemo z vašim ERP sistemom, s čimer se izognemo potrebi po ročnem vnosu ali vzdrževanju podatkov na več mestih, uporabniki pa lahko račune pregledujejo v obeh sistemih).
E-hramba računa
V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so dokumenti avtentični in celoviti, dostopi do informacij pa v celoti sledljivi in omogočeni le pooblaščenim uporabnikom.
KORISTI UPORABE POSLOVNE REŠITVE
Boljša preglednost
V vsakem trenutku veste, pri kom in v kateri fazi potrjevanja se račun nahaja, sledljivost pa vam omogoča tudi optimizacijo likvidacije.
Manjše število napak
Račune z napakami, na primer z manjkajočo davčno številko, lahko odkrijete že na začetku procesa in ne šele v fazi knjiženja obveznosti.
Večja učinkovitost
Zagotovljena dostopnost računov in povezanih dokumentov vsem, ki jih potrebujejo, poveča učinkovitost izvajanja likvidacije računov.
Likvidacija računov deluje
na platformi InDoc EDGE.
Vas zanima več?
Uporaba v oblaku
InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.
Uporaba pri vas
InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.
ZMOGLJIVOSTI REŠITVE ZA LIKVIDACIJO RAČUNOV
PRILAGODLJIVOST
- Preprost uvoz računov in zajem metapodatkov
- Prilagajanje postopka večnivojskega potrjevanja
- Spreminjanje števila potrjevalcev po potrebi
- Krmiljenje postopka s poslovnimi pravili
UPORABNOST
- Uporaba preprostega delilnika stroškov
- Dodajanje opomnika na zapadlost plačila računa
- Povezava računa z naročilom in dobavnico
- Dodajanje dokumentov za obrazložitev nabave
PREGLEDNOST
- Pregled opomb in navodil potrjevalcev
- Povezava s šifrantom partnerjev v ERP sistemu
- Dostop do računa neposredno iz ERP sistema
- Zavrnitev računa z dopisom po e-pošti ali pošti
POVEZLJIVOST
- Možnost nadgradnje rešitve glede na potrebe
- Povezljivost z drugimi poslovnimi rešitvami
- Povezljivost z vašim ERP sistemom
- Povezljivost z vašimi drugimi sistemi
