Kako lahko splavamo iz informacijskega kaosa?
Celovito upravljanje informacij je edini odgovor na informacijski kaos sedanjosti, ki nastane zaradi prevelike količine informacij. Lahko rečemo, da bomo pri tem uspešni, ko bo imel zaposleni na voljo le tiste informacije, ki jih potrebuje, in nič več.
Informacij je vedno več, v podjetje prihajajo po različnih poteh, kar lahko hitro preraste v pravi informacijski kaos. Zaposleni ne vedo več, kje najti želene informacije, niso prepričani, ali upravljajo s pravo različico dokumenta, pogosto morajo ponovno ustvariti dokument, ki že obstaja, ker ga ne najdejo več. Kolikokrat smo sodelavca dodali v komunikacijo zgolj v vednost, za vsak slučaj?
Šele ko imamo pravočasno na voljo ravno tiste informacije, ki jih potrebujemo, se lahko odločamo hitro, učinkovito ter v delovnem procesu naredimo manj napak. Zato je učinkovit sistem za upravljanje informacij prava rešitev tovrstnih izzivov. Poglejmo, kako ga uspešno uvesti, da bo ta zares dosegel svoj namen.
- 3/4 podjetij se ne zaveda dovolj pomena upravljanja informacij.
Pojdimo korak za korakom
Če se uvajanja digitaliziranega poslovanja lotimo naenkrat na ravni celotnega podjetja, skoraj gotovo delamo veliko napako. Veliko informacij bo s takim pristopom resda dobilo elektronsko obliko, a velika verjetnost je, da bomo informacijski kaos samo poglobili.
Sprememb se moramo namreč navaditi, iskanje pravih informacij v množici digitaliziranih informacij pa bo ob siceršnjih procesnih spremembah in novih orodjih našo učinkovitost kvečjemu zmanjšalo.
- 82 % zaposlenih meni, da neustrezno upravljanje informacij negativno vpliva na njihovo učinkovitost.
Če želimo uvesti učinkovit sistem za upravljanje informacij, moramo začeti razmišljati procesno. Katere informacije potrebujemo v določenem procesu in katere nove informacije bomo v tem procesu ustvarili? Kdo te informacije potrebuje in kdaj? Le tako bo namreč rešitev za upravljanje informacij dosegla svoj namen, da bodo zaposleni hitro dobili natančno tiste informacije, ki jih potrebujejo.
Ne smemo zapravljati časa z iskanjem informacij
Predstavljamo si, kako je, če smo zasuti s kupom informacij in moramo sami izluščiti, kaj pravzaprav potrebujemo. Hitro bomo začneli dvomiti, ali je informacija, ki jo imamo pred sabo, sploh prava. In verjetno se strinjamo, da občutek frustracije praviloma ne doprinese k uspešnosti našega delovnega procesa.
Če želimo poslovati učinkovito, zato ne smemo dovoliti, da bi zaposleni brskali za informacijami, ki jih potrebujejo, ali pa da bi se kadarkoli znašli pred dilemo, ali delajo s pravo različico dokumenta.
- 91 % zaposlenih se strinja, da bi bil njihov delovni proces lažji z vzpostavljenim upravljanjem informacij.
Držimo se načela Manj je več
Ob uvajanju učinkovitega upravljanja informacij je zelo pomembno, da si znova in znova postavljamo vprašanja, zakaj. Tako bomo lažje prišli do ključnih izzivov na eni strani, na drugi pa do drugačnih rešitev in sprememb, ki bi jih želeli uvesti v proces upravljanja informacij.
Če menimo, da bomo zaposlenim naredili uslugo, če jim bomo dali na razpolago več informacij, se motimo! Ravno nasprotno, ustvarili bomo pogoje, v katerih bodo zaposleni prej naredili napako ali pa za izvedbo naloge preprosto porabili več časa, kot bi bilo sicer potrebno. Zato moramo dejansko zagotoviti ravno prav informacij, tiste, ki jih zaposleni v danem trenutku potrebujejo. Le tako bomo lahko ustvarili vitek delovni proces, v katerem se bomo lahko kakovostno in hitro odločali.
Vas zanima več? Stopite v stik!
Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.
PREBERITE TUDI
Blog
Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve
Kadrovski oddelki so danes pod izjemnim pritiskom. Z ene strani morajo zagotavljati kakovosten kader in zadovoljstvo zaposlenih, po drugi morajo zakonsko skladno upravljati z raznoliko dokumentacijo zaposlenih, ki vsebuje osebne podatke in tiste, posebne vrste.
Blog
Zavedanje visoko, izvedba zaostaja
Kljub pozitivnemu vplivu, ki ga ima digitalna preobrazba na poslovanje na različnih področjih, še vedno slaba četrtina podjetij z digitalizacijo še ni pričela ali je zaenkrat sploh ne načrtuje.
Blog
Katere prioritete bodo vaš ključ do uspeha v letu 2023?
V preteklem letu so se podjetja ponovno soočila s številnimi preizkušnjami na trgu. Geopolitične razmere, naraščajoči stroški surovin in stroškov dela, so številne spodbudile k še hitrejši dinamiki uvajanja sodobnih digitalnih tehnologij. In jasno je, da se v 2023 to ne bo spremenilo. Kvečjemu le še stopnjevalo.
